Arkivtenesta har ansvar for   å

•   Ta imot, opna, sortera, skanna og journalføra all inngåande post.
•   Fordela post til rett sakshandsamar.
•   Oppretta nye arkivsaker i samband med registrering.
•   Kvalitetssikra at sakshandsamar si registrering er korrekt.
•   Kontrollera forfallslister og senda restanselister 4 gonger i året.
•   Kvalitetsikra arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av all registreringa
•   Ta seg av utlån frå eldre arkiv.
•   Arkivera (medan me ventar på «Byggsøk» og at andre system skal bli godkjende etter Noark 5)
•   Journalføra interne og utgåande dokument.
•   Oppdatere Osterøy kommune sin offentlege postjournal
•   Opplæring i arkivsystem

Sakshandsamar har ansvar for

•   Å levera personleg adresserte papirdokument  til dokumentsenteret for journalføring.
•   Å sjølv importera elektroniske dokument inn i sak/arkivsystemet 
•   Å ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystemet WebSak Fokus
•   Å kontrollera at riktig offentlegvurdering er gjort.
•   Å kontrollera at saker er riktig registrert og på rett sakshandsamar
•   All dokumentproduksjon i eit fagsystem (WebSak, Acos Barnevern, CosDoc, Visma PPI o.l.)
•   Å avskriva inngåande og interne dokument som er handsama.
•   Å leggja utgåande brev i konvolutt og frankera, eller senda elektronisk
•   Å ønskja avslutta arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama.

Seksjons/avdelingseiar har ansvar for å

•   Gjennomføra offentlegvurdering.
•   Sjå til at restanselister vert følgd opp.
•   Bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivaretekne.