Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshandsamarar og leiarar

 

 

Arkivtenesta har ansvar for   å

  •   Ta imot, opna, sortera, skanna og journalføra all inngåande post.
  •   Fordela post til rett sakshandsamar.
  •   Oppretta nye arkivsaker i samband med registrering.
  •   Kvalitetssikra at sakshandsamar si registrering er korrekt.
  •   Kontrollera forfallslister og senda restanselister 4 gonger i året.
  •   Kvalitetsikra arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av all registreringa
  •   Ta seg av utlån frå eldre arkiv.
  •   Arkivera (medan me ventar på «Byggsøk» og at andre system skal bli godkjende etter Noark 5)
  •   Journalføra interne og utgåande dokument.
  •   Oppdatere Osterøy kommune sin offentlege postjournal
  •   Opplæring i arkivsystem

 

Sakshandsamar har ansvar for

  •   Å levera personleg adresserte papirdokument  til dokumentsenteret for journalføring.
  •   Å sjølv importera elektroniske dokument inn i sak/arkivsystemet 
  •   Å ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystemet WebSak Fokus
  •   Å kontrollera at riktig offentlegvurdering er gjort.
  •   Å kontrollera at saker er riktig registrert og på rett sakshandsamar
  •   All dokumentproduksjon i eit fagsystem (WebSak, Acos Barnevern, CosDoc, Visma PPI o.l.)
  •   Å avskriva inngåande og interne dokument som er handsama.
  •   Å leggja utgåande brev i konvolutt og frankera, eller senda elektronisk
  •   Å ønskja avslutta arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama.

 

Seksjons/avdelingseiar har ansvar for å

  •   Gjennomføra offentlegvurdering.
  •   Sjå til at restanselister vert følgd opp.
  •   Bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivaretekne.
 
Laster...