Arkivansvar i Osterøy kommune

Osterøy kommune har etter arkivlova § 6 arkivplikt. Innhaldet i administrasjonen sitt arkiv- og dokumentasjonsansvar er fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

Rådmannen har i følgje kommunelova § 13-1 og forskrift om offentlege arkiv § 1 det overordna ansvaret for kommunen sitt arkiv og dokumentasjonsforvaltning jfr. arkivforskrifta § 1 og kommunelova § 13-1, og for at organisering og oppfølging av dette arbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg sakshandsaming. Rådmannen har ansvar for å implementere dokumentasjonsforvaltninga som ein del av kommunen si internkontroll, jmf. forskrift om offentlege arkiv § 4. 

Det øvste politiske organet, Heradsstyret, har styringsansvar med mynde til å fastsette økonomiske rammer for kommunen sitt arkiv- og dokumentasjonsarbeidet.

Leiar Stab er delegert oppfølgjing av det overordna ansvaret for arkiv og dokumentasjonsforvaltning etter kommunelova § 13-1 og forskrift om offentlege arkiv § 1. Leiar Stab har budsjett- og personalansvar for eininga Service, informasjon og dokumentsenter.  

Fagleiar for dokumentsenter er delegert det operative leiaransvaret for kommunen si dokumentasjonsforvaltning og er fagleg overordna i høve dokumentsenteret. Rådmannen har delegert fagansvaret for alle arkiv- og fagsystem knytta til dokumentsenteret, og skal vera med i alle anskaffingsprosessar når kommunen kjøper nye fagsystem. Fagleiar har fullmakt til, og skal føre tilsyn og kontroll i samband med dokumentasjonsforvaltning i heile kommunen. Fagleiar rapporterer til leiar Stab.

Leiarar for administrative einingar i kommunen som fungerer som eigne arkivskaparar, og er delegert det daglege ansvaret for dokumentasjonsforvaltning i si eining. Dette inneber ansvar for den daglege kontrollen i eigne system, og at rutiner for dokumentasjonsforvaltning i eininga vert følgt. Ved avvik skal leiar rapportere til fagleiar på dokumentsenter. Leiar har plikt til å bruke dei verktøy og system som kommunen har innført, og skal sørgje for at tilsette i eigen eining også gjer det. 

Leiarane skal utarbeida rutiner i fellesskap med fagleiar for dokumentsenteret, for å sikre at kommunen føl lovkrava som er satt for bevaring av dokumentasjon av dei ulike funksjonane som organisasjonen utfører. Fagleiar for dokumentsenter har mynde til å føra tilsyn, kontroll og rettleiing ved dette arbeidet, og setje krav og rettleiing i tråd med gjeldane lov og forskrifter. Einingsleiar har ansvar for å kontrollere rutinene for eininga i fellesskap med fagleiar for dokumentsenter. Avvik skal rapporterast av Fagleiar dokumentsenter til næraste administrativ leiar og leiar Stab.

IKT Nordhordland (IKTNH) er organisert som eit sjølvstendig rettssubjekt som kommunalt oppgåveselskap etter kommunelov § 19. 1. IKTNH har ansvar for kommunen sine IKT tenester og rådmannsgruppa i Nordhordland. Osterøy kommune er delegert mynde for arkivoppgåver for IKTNH, og skal følgje same arkivfagege rutiner og retningslinjer som andre einingar i kommunen. Det er utabeida eigen samarbeidsavtale for kjøp av tenester av Osterøy kommune

Sjå eige delegeringsvedtak her.

Sjå samarbeidsavtale her. 

Ved oppretting av Interkommunale selskap og kommunale foretak skal rådmann sørgje for at dokumentasjon vert løyst på ein god måte. Dokumentasjonskrava skal tydleggjerast  i avtalen mellom kommunen og selskapet. I avtalen skal det gå fram kvar arkivet skal deponerast.