|
Riksarkivaren sine forskrifter §3-2 Ansvar, prosedyrar og rettar i arkivsystem (1) Det skal utarbeidast ei instruks for organet som beskriv ansvar, prosedyrar og rettar knytte til oppretting, mottak, utveksling, vedlikehald og bruk av arkivdokument i arkivsystemet. (2) Følgjande ansvarsforhold og prosedyrar skal beskrivast:
a) ansvar for tildeling og oppdatering av brukarrettar,
b) kva spesifikke rettar for behandling av arkivdokument som blir tildelt brukarar av systemet med tilhøyrande roller,
c) kva typar dokument som skal autentiserast og signeras, saman med reglar og prosedyrar for signering av dokument, inkludert bruk av digital signatur,
d) ansvar og prosedyrar for kvalitetssikring av registreringa og arkiveringa,
e) ansvarsforhold og framgangsmåtar for registrering, journalføring og arkivering av dokument som blir sende og mottatt,
f) prosedyrar som definerer ansvar for:
- distribusjon av dokument,
- retting av registrerte journalførings- og arkivopplysningar,
- avskriving og fullføring av dokument,
- vurdering av spørsmål knytte til offentlegheit,
- registrering av unntak for offentlegheit og heimel for dette, og
g) prosedyrar for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift. |
|