Restanselistenes formål:
- Sikre at inngående brev og notater blir ferdigbehandlet innen gitte frister og at saker blir avsluttet i Public 360°. Restanseliste er en oversikt over alle inngående dokumenter og notater som krever oppfølging og som ikke er avskrevet.
- Sikre at behandlingskontrollen av saker og dokumenter blir ivaretatt, slik at det kan dokumenteres at journalførte dokumenter er blitt gjenstand for saksbehandling (blitt besvart med brev, e-post, tlf. eller tatt til etterretning).
Restanselister sendes normalt ut en gang i kvartalet. Listene sendes den enkelte enhetsleder med kopi til direktør. Svarfrist settet til 14. dager for tilbakemelding til enhetsleder og direktør. Resultat fra restansekontroll og bruksstatistikk tas opp i påfølgende ledermøte og referatføres. Total bruksstatistikk for bruk av sak- arkivsystemet sendes direktør samtidig med restanselistene. Enhetsledere sendes bruksstatistikk for sin enhet. Ledere følger opp dokumentasjonsgraden med den enkelte av sine saksbehandlere og iverksetter tiltak om dokumentasjonsgraden er for lav. Internkontroll følger Kulturtankens ordinære kontrollrutiner. Arkivet sender i tillegg løpende avviksmeldinger til saksbehandler med kopi til leder hvis det fremkommer manglende dokumentasjon i form av henvisninger i journalført korrespondanse eller annen informasjon. |