Arkivorganisering

Organisering av arkivtjenesten

Arkivtjenesten i Høylandet kommune er organisert som en sentralisert arkivtjeneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver, er knyttet til arkivtjenesten.

Ytre enheter har personale som jobber med arkivoppgaver, dette gjelder helse, barnehage, skole.

Høylandet kommune har sentralisert saksarkiv for alle enheter.. All inngående post blir sortert ved "postmottaket" adm.avdeling. All arkivverdig post, unntatt de som har egne fagprogram for klientbehandling, skal føres i sak/arkivsystemet Elements.

Kommunen har sentrale arkivserier som;

møtebøker, saksarkiv, personalarkiv, eiendomsarkiv, regulerings-planarkiv.

• · Høylandet kommune skal ha sentralt postmottak, med hovedtyngden av post i sentralt arkiv.
• · Høylandet kommune, alle etater skal bruke sak/arkivsystemet Elements til registrering av sakspost til saksbehandling.
• · Enhetene/avdelingene skal være arkivskapere for de spesialseriene som de har og føre postjournal for korrespondanse som blir arkivlagt i disse.

Kommunens arkivleder er arkivfaglig leder for sentralt arkiv.

Personale med ansvar for arkivforvaltning er tilsluttet arkivtjenesten i kommunen. Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for alle personer som har ansvar for dokumenthåndteringen i kommunen, dvs. administrative ledere, saksbehandlere og arkivpersonale.

All post skal stiles til Høylandet kommune, Vargeia 1, 7877 Høylandet og arkivtjenesten er ansvarlig for både papirbasert postmottak og elektronisk postmottak.

Arkivtjenesten er også ansvarlig for å kvalitetssikre alt som blir produsert i Elements.