|
Periodeinndeling av arkivene I følge arkivforskriften skal saksarkiv fra avsluttede journalperioder, og andre arkivserier som ikke lengre er i bruk, skilles ut fra dagligarkivet (aktivt arkiv) og plasseres i bortsettingsarkiv. Det skal periodiseres når:
- det blir tatt i bruk nytt klassifikasjonssystem
- det gjøres store omorganiseringer
- ved overgang til elektronisk arkiv
Behandlingen av arkivene i Vestvågøy kommune bygger på en inndeling av arkivmassen i fireårige arkivperioder, som i all hovedsak faller sammen med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene er ved årskifte etter at det nyvalgte kommunestyret har trådt i funksjon. Arkivet skal rutinemessig deles i enheter som følger arkivperioden. Etter at en arkivperiode er avsluttet, skal avsluttet arkiv fra perioden overføres til bortsettingsarkiv. Etter tre perioder i bortsettingsarkivet skal arkivmaterialet overføres til arkivdepot.
Formål Det periodiseres for å få bedre kontroll med, og oversikt over, arkivmassen. Ved å skille ut alle avsluttede saker fra en arkivperiode, slik at disse kan overføres til bortsettingsarkiv, gjør vi rom for nye saker i aktivt arkiv og starter prosessen med å få overført materialet til arkivdepot. Arkivene blir lettere å finne fram i når uaktuelt materiale siles ut.
Hva skal periodiseres? Periodiseringen omfatter de arkivdelene som det er naturlig å avgrense i tid. Objektordnede spesialarkiv, slik som personalarkiv, eiendomsarkiv og klientarkiv, er normalt ikke gjenstand for periodisering i de faste fireårsperiodene. Her er det utarbeide egne rutiner for periodisering som kan skille objekter som ikke lenger er aktive og som kan settes bort. Planlegging og gjennomføring Planlegging av periodeinndelingen er viktig for å kunne sette av tid til de arbeidsoppgavene dette forutsetter. I planleggingsfasen bestemmes årsaken til periodiseringen og metode: skarpt skille eller overlappingsperiode. Det skal sendes ut informasjon til alle berørte slik at saksavslutningen skjer i tide.
Skarpt skille Skarpt skille benyttes ved bruk av papirbasert postjournal, overgang fra papirbasert til elektronisk journal, skifte av sak-/arkivsystem og ved omfattende organisatoriske eller arkivmessige omlegginger. Framgangsmåten er som følger:
- Dato for skille D skal settes og nytt sakarkiv gjøres klart.
- Alle dokumenter skal avskrives og alle saker avsluttes uavhengig om de fremdeles er til behandling.
- Nye saker eller saker som er til behandling skal opprettes på nytt i nytt arkiv med nye saksmapper.
- Det lages kryssreferanser mellom gammel og ny saksmappe.
- Papirbaserte saksmapper kan lånes ut, og legges ved den nye mappa til saken er endelig avsluttet.
- Når D er satt for saksarkivet får arkivdelen i journalsystemet arkivstatus U (uaktuell).
- Det skal opprettes en arvtaker med status A (aktiv). Nye saker vil dermed automatisk bli knyttet til arvtakeren, og ikke til gammel del med status U.
- Den gamle arkivdelen klargjøres for depotuttrekk. Dette gjennomføres i samarbeid med IKA Opplandene.
Overlappingsperiode (mykt skille) Overlappingsperiode benyttes ved rutinemessig skille i arkiv der det benyttes sak-/arkivsystem basert på Noark-4 eller høyere. Periodiseringen gjennomføres ved at en etablerer en overlappingsperiode mellom to arkivperioder på 1-2 år, og periodeavslutningen utsettes til overlappingsperioden er over. Overlappingsperioden brukes til å avklare hvilke saker som fortsatt er aktive, og som dermed går inn i ny arkivperiode, og hvilke som kan avsluttes og tilhører den avsluttete perioden. Framgangsmåten er som følger:
- Det settes dato for skille (D), og opprettes et nytt tomt saksarkiv.
- Alle nye saker som oppstår etter D skal arkiveres i det nye saksarkivet.
- Hvis ei sak opprettet før D får tilført nye dokumenter skal saken overføres til det nye saksarkivet.
- Når overlappingsperioden er over skal alle saker opprettet før D, som det ikke har vært aktivitet i, avsluttes og settes bort, og det utarbeides liste over disse sakene.
- Når D er satt for det fysiske arkivet skal den tilsvarende delen i journalsystemet få arkivstatus O (overlapping).
- Det skal samtidig opprettes en arvtaker med status A (aktiv). Arkivsystemet vil ikke opprette nye saker i den arkivdelen som har status O, men automatisk knytte dem til arvtakeren.
- De sakene i arkivdelen med status O som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden regnes som aktive saker og blir automatisk overført til arvtaker.
- Når overlappingsperioden er slutt skal den gamle arkivdelen få status B (bortsatt) og klargjøres for depotuttrekk. Dette gjøres i samarbeid med Arkiv i Nordland
Bortsetting av fysisk arkiv - tidligere praksis Papirbaserte arkivserier behandles på følgende måte:
- Møtebøker og vedtaksbøker, kopibøker, løpende journal: årgangene fra den avsluttede perioden bindes inn, og overføres til bortsettingsarkiv.
- Særarkiv/spesialarkiv: mapper som har blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden skilles ut fra det aktive arkivet, gjennomgås med tanke på arkivbegrensinsg og kassasjon, alt av plast, metall, tape, limte lapper o.l. fjernes, og materialet plasseres i arkivbokser i tråd med arkivstrukturen (kronologisk rekkefølge i henhold til arkivkode), og overføres til bortsettingsarkiv.
- Saksarkiv: de avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skilles ut, gjennomgås med tanke på arkivbegrensing og kassasjon, alt av plast, metall, tape, limte lapper o.l. fjernes, og materialet plasseres i arkivbokser i tråd med arkivstrukturen (kronologisk rekkefølge i henhold til arkivkode), og overføres til bortsettingsarkiv.
Ved overføring til bortsettingsarkiv skal man merke de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) med:
- navn på kommune
- navn på arkivskaper (dvs. enhet/avdeling)
- arkivdel (saksarkiv osv.)
- innhold (kode og tekst i arkivnøkkelen)
- tidsrom arkivmaterialet omfatter
Alt arkivmateriale fra en periode skal stilles opp samlet i bortsettingsarkivet slik at sammenhengen mellom de ulike delene beholdes. Det skal utarbeides en fullstendig arkivliste over det som bevares. Periodisering av elektronisk arkiv Vestvågøy kommune har 3 historiske baser fra 1998 til 2015, det er ikke gjort uttrekk av disse. kommunen gikk over til fullelektronisk arkiv fra 2015. Kommunen har laget rutiner for periodisering elektronisk saksarkiv, men har ikke plan over avlevering til depot. Det vil ved årsskifte 2023/2024 gjennomføres en periodisering av saksarkivet FE3, det blir etter at nytt kommunestyre er valgt, deretter hvert 4 år. Gjelder ikke objektarkiv. Vestvågøy kommune har ikke periodisert siden 2015. |