Forholdet: organ / arkivskaper og delarkiv

Et organ kan organisere arkivene slik at det framstår som en arkivskaper, eller det kan ha mange arkivskapere om en har desentrale fysiske arkiver og/eller delarkiver.

Om et arkiv er delt inn i flere delarkiver, behøver en ikke å definere flere arkivskapere. En arkivskaper kan ha flere delarkiv.

Organet forholder seg til de administrative enhetene og den inndelingen som er gjort i forhold til delarkiver. Ansvarskartet med funksjoner/roller til arkivansvarlige og arkivmedarbeiderne knyttes til delarkivene og evt. til enkelte arkivserier.

Nedenfor er de ulike etatene definert som arkivskapere og har sitt eget delarkiv. Når en administrativ enhet har et eget saksarkiv dvs. ikke felles saksarkiv med en overordnet administrasjon/ andre avdelinger, er det naturlig å definere arkivet som et eget delarkiv.

Om organisasjonsenheten også defineres som eget delarkiv, men ikke defineres som egen arkivskaper, kan det ha sammenheng med at enheten ikke har eget saksarkiv, men bare noen arkivserier/ arkivdeler. Saksarkivet befinner seg da i et felles arkiv med overordnet enhet, eller i et sentralarkiv.

I et Noark-4-system er det umulig å skille disse nivåene fra hverandre i arkivhierarkiet, fordi både arkivskaper og delarkiv mangler. Her vil antall arkiver som opprettes kunne knyttes til ulike arkivskapere.

En arkivskaper kan, i et slikt system, knyttes til en bestemt arkivdel om denne også fysisk er plassert i denne organisasjonsenheten og med eget daglig arkivansvar. I et fullelektronisk system vil ikke denne enheten defineres som arkivskaper, selv om det bare er den som har tilgang til arkivdelen.

Når kommunen kun har sentralarkiv og sentralisert sak-/arkivsystem er det kun en arkivskaper, Sør-Varanger kommune. Merk at et arkiv eller delarkiv er aldri en arkivskaper. Det er organet eller virksomheten som er arkivskaper. Arkivet er en tjenesteleverandør og oppbevaringsplass for arkiv.