| Post er i arkivsammenheng en definisjon på all skriftlig korrespondanse fra/til virksomheten eller internt i virksomheten. Under denne kategorien kommer; inn- og utgående brev, telefaks, elektronisk post samt interne dokumenter. Eksterne dokumenter er korrespondanse til/fra virksomheten. Det skilles her mellom inngående brev (DOK/I) og utgående brev (DOK/U). Telefaks og elektronisk post defineres på samme måte. Interne dokumenter er korrespondanse som skjer internt i virksomheten. Interne dokumenter er delt inn i: Internt notat som krever oppfølging (DOK/N) Internt notat som ikke krever oppfølging (DOK/X) Internt dokument kan også være en saksbehandlers utredning (saksframlegg) i en sak (DOK/S). Inngående post skal ha høyest prioritet og registreres rett i etterkant av at posten er ferdig sortert. Offentlighetslovens definisjon på dokument jf. §3 lyder: Som dokument regnes en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring.
|