| Kommuneloven Lovens §4 forplikter fylkeskommunene å drive aktiv informasjon om virksomheten, og legge forholdene best mulig til rette for offentlig innsyn i saksdokumenter. I følge lovens §23, pkt. 1 er det fylkesrådmannen som har det praktiske ansvar for fylkeskommunens arkiv. Det formelle ansvar for at arkivordningen er tilfredsstillende, påhviler fylkestinget som fastsetter reglement og nærmere regler for saksbehandlingen, jf §39, pkt. 1. Departementet kan gi forskrifter om behandling, ivaretaking, ordning og tilsyn med arkivene i fylkeskommunen, jf lovens §39, pkt. 2. Arkivloven Arkivloven inneholder forskrifter om offentlige organers plikt til å holde arkiv, om arkivansvar, om Riksarkivarens rettlednings- og tilsynsansvar og om kassasjon og ivaretaking av arkiv. Forvaltningsloven Forvaltningsloven gir rammer for fylkeskommunens saksbehandling. Blant annet sier forvaltningslovens §11a at forvaltningsorganet skal avgjøre en sak uten ugrunnet opphold. Om en regner med at det vil ta lang tid å gi svar på en sak, skal søkeren snarest underrettes om dette, jf foreløpig svarbrev. Forvaltningslovens §13 inneholder bestemmelser om taushetsplikt og avgrensningen av denne, og om partsoffentlighet jf. §18 og §19. Arkivpersonalet har i medhold av loven rett til å journalføre og arkivlegge materiale som er underlagt taushetsplikt. Offentlighetsloven Offentlighetsloven inneholder regler for dokumentinnsyn, bl.a. i forhold til postjournal og arkiv. Postjournal og lignende registre skal være tilgjengelige for publikum. Alle har rett til innsyn i saker som ikke er unntatt offentlighet i hht. §§ 5, 5a og 6. Alle dokument skal registreres i postjournalen, også slike som inneholder konfidensielle og sensitive opplysninger. Det skal fremkomme av den offentlige journalen at slikt dokument er sendt/mottatt. Men de sensitive opplysningene skal utelates fra den offentlige journalen. Enkeltsaker om for eksempel barnevern, sosial omsorg og psykisk helsevern kan føres i en egen ikke-offentlig journal, jf kgl. res. av 11. juni 1971. Vedlegg 2 viser de mest aktuelle dokumenttyper som skal unntas offentlighet. Personopplysningloven Lov av 14. april 2001 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)m.m. inneholder bestemmelser om registrering og behandling av informasjon om personer. Loven innfører konsesjonsplikt for personregistre som er registrert elektronisk, og for manuelle registre som inneholder opplysninger om:
- rase, politisk eller religiøs oppfatning
- at en person har vært mistenkt, tiltalt eller dømt for straffbare forhold
- helseforhold eller misbruk av rusmidler
- seksuelle forhold og andre opplysninger om familieforhold enn slike som gjelder slektskap eller familiestatus
- forhold til fagforening
Fritak for konsesjonsplikt er gitt for enkelte personregistre i «Forskrifter i medhold av lov om personregistre m.m. av 22. desember 1979 nr. 22 med endringer, sist av 01.01.1997.» Riksarkivaren Retningslinjer for bygging, sikring, innredning og bruk av arkiv i kommunale, fylkeskommunale og statlige administrasjoner (1985). Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i offentlige arkiv (1987). Instrukser Sikkerhet- og beskyttelsesinstruksen (1988). Gjelder oftest beredskapssaker.
|