Arkivplan - Osterøy Kommune

Topplogo 2

 

Arkivplanen er under arbeid. Alt innhaldet er ikkje endeleg utforma.

 

I samsvar med forskrift om offentlege arkiv 11. desember 1998 §2-2 er alle offentlege organ pålagde å ha ein arkivplan. Arkivplanen gjev bindande retningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene.

Arkivplanen skal sikra at Osterøy kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovas § 6:

Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Osterøy kommune ønskjer å bruka planen til å kvalitetssikra den interne forvaltninga. Samstundes er planen ein reiskap til å halda oversikt over korleis arkivet er bygd opp, kva det inneheld og kvar det fysisk er plassert.

 

Oppdatering av arkivplanen

 De er naturleg at arkivplanen blir oppdatert dersom:

  • ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
  • det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
  • ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
  • kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
  • det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
  • det blir gjort vesentlege endringar i kommunens delegeringsreglement
  • kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen

 Arkivansvarleg avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

  • det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
  • det bli tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon

Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.

Informasjonen i arkivplanen skal oppdaterast regelmessig, og minst ein gong i året.  Arkivplanar som går ut av bruk skal arkiverast.

Rådmannen har arkivansvaret

I kommunen er det rådmannen som har arkivansvaret. Som rådmann i Osterøy kommune oppmodar eg alle medarbeidarar om å setja seg godt inn i og følgja retningslinene i arkivplanen. 

Osterøy kommune, 2016

Jostein Førre

rådmann